Personalplanung
Definition, Ziele, Beispiele
Die richtige Personalplanung ist für das Erreichen der Unternehmensziele unabdingbar. Erfahren Sie mehr zur Funktion und den Zielen der Personalplanung!
Erläuterung zur Planung des Personaleinsatzes: Eine grundlegende Betrachtung Die Planung des Personaleinsatzes repräsentiert eine Schlüsselebene im Rahmen des Workforce Managements. Dabei geht es darum, Mitarbeiter je nach Bedarf zeitlich, in der Menge, in der Qualität und räumlich optimal ihren Tätigkeiten zuzuordnen. Es ist ebenso von Bedeutung, die Wünsche der Angestellten in der Planung zu beachten. Ähnliche Konzepte umfassen die Gestaltung von Schicht- oder Dienstplänen, auch bekannt unter der Abkürzung PEP (Personal Einsatz Planung).
Was ist Personalplanung? Definition und im Überblick
Einbettung der Personaleinsatzplanung im Workforce Management
Die Einordnung der Personaleinsatzplanung erfolgt innerhalb der sechs Säulen des Workforce Managements, wobei sie eine zentrale Rolle einnimmt.
Differenzierung in der Personaleinsatzplanung
Grundsätzlich lassen sich drei Typen unterscheiden:
Quantitative Personaleinsatzplanung
Qualitative Personaleinsatzplanung
Zeitliche Dimension
Es ist ideal, alle drei Typen gleichzeitig zu berücksichtigen, um das bestmögliche Ergebnis zu erzielen. Lassen Sie uns diese näher betrachten.
Quantitative Personaleinsatzplanung
Hier wird geprüft, ob der erwartete Personalbedarf über einen Zeitraum mit dem vorhandenen Personal gedeckt werden kann. Eine frühzeitige Bedarfsermittlung und langfristige Planung ermöglichen eine optimale Reaktion auf Schwankungen und das Ausgleichen von Personalengpässen.
Qualitative Personaleinsatzplanung
Im Fokus stehen hier die Fähigkeiten der Mitarbeiter. Welche Qualifikationen hat das Team und welche Weiterbildungen sind nötig? Entscheidungen bezüglich der Personalstruktur werden hier getroffen, um rechtzeitig auf Entwicklungen reagieren zu können.
Zeitliche Komponente und Saisonalität
Diese Form der Planung berücksichtigt die zeitliche Dimension in einem Unternehmen. Beispielsweise muss ein Einzelhändler das erhöhte Geschäftsaufkommen zur Weihnachtszeit in seine Planung integrieren.
Ziele und Aufgaben in der Personaleinsatzplanung
Das Hauptziel ist es, die passenden Mitarbeiter zur richtigen Zeit, mit den angemessenen Qualifikationen und zu optimierten Kosten am korrekten Arbeitsplatz einzusetzen. Die Herausforderung besteht darin, den erwarteten Personalbedarf und -bestand auszugleichen, zum Vorteil beider Seiten – Unternehmen und Belegschaft.
Vorteile der Personaleinsatzplanung
Vereinfachte Personalplanung bei gesteigerter Qualität
Optimierung von Bedarf, Service und Kosten im Personaleinsatz
Reduzierung unproduktiver Arbeitszeiten
Flexiblere Reaktion auf Schwankungen in der Auslastung
Mehr Transparenz über Personalprozesse und -kosten
Fairere Planung und flexiblere Arbeitszeitgestaltung
Nutzen einer effektiven Personaleinsatzplanung
Effiziente Planung reduziert Leerlaufzeiten und Überstunden, steigert Produktivität, Servicequalität, Produktqualität und Mitarbeiterzufriedenheit.
Aspekte der Personaleinsatzplanung in der Praxis
Wie gestaltet sich die praktische Umsetzung? Wie findet man den optimalen Personaleinsatz?
Abhängigkeiten in der Personaleinsatzplanung
Die Planung hängt von verschiedenen Faktoren ab und erstreckt sich von der Ermittlung des Bedarfs über langfristige Planungen bis hin zum Management von Abweichungen am aktuellen Tag.
Langfristige Betrachtung der Personaleinsatzplanung
Der nächste Schritt beinhaltet die Analyse der Personalstruktur und Kapazitätsplanung. Sind genügend Mitarbeiter vorhanden? Sind Einstellungen oder Weiterbildungen nötig?
Gezielte Planung von Mitarbeitern auf Arbeitsplätzen oder Schichten
Hier werden Mitarbeiter unter Berücksichtigung von gesetzlichen Vorgaben und individuellen Wünschen auf Schichten oder Arbeitsplätze geplant.
Branchenspezifische Anforderungen an die Personaleinsatzplanung
Verschiedene Branchen wie Produktion, Handel, Gesundheitswesen, Logistik und Dienstleistungsunternehmen haben jeweils spezifische Anforderungen an die Planung ihrer Mitarbeiter.
Eine strukturierte Personalplanung: ein Beispiel
Ein wichtiges Feld die Personalplanung betreffend ist die strategische Personalplanung. Hierunter werden Maßnahmen verstanden, die innerhalb des Unternehmens das Personalmanagement beeinflussen und im Idealfall erleichtern. Besonders anfangs erfordern sie zwar einen höheren Aufwand – dafür zahlen sie sich aber langfristig aus. Wichtig hierfür sind sowohl qualitative als auch quantitative Personalplanungen – also über welche Fähigkeiten die Arbeitskräfte verfügen müssen und wie viele es von ihnen überhaupt braucht, um die Aufgabe erfolgreich auszuführen.
Um den Personalbedarf berechnen zu können, müssen die folgenden fünf Rechenformeln bekannt sein:
- Einsatzbedarf = gesamter Arbeitsaufwand (Menge x Zeit) / Regelarbeitszeit des Mitarbeiters
- Verteilzeitfaktor = Fehlzeiten / reale Arbeitstage
- Reservebedarf = Einsatzbedarf x Verteilzeitfaktor
- Bruttopersonalbedarf = Einsatzbedarf + Reservebedarf
- Nettopersonalbedarf = Bruttopersonalbedarf – Personalbestand
Ein Beispiel könnte wie folgt aussehen: Ein Autohersteller möchte in einer neuerstellten Abteilung 3000 neue Autos produzieren. Die Produktion eines Autos nimmt jeweils zwei Tage in Anspruch. Die reguläre Nettoarbeitszeit beträgt 40 Stunden an fünf Arbeitstagen. Das Unternehmen beschäftigt 20 Angestellte. Die Rechnung gestaltet sich demnach wie folgt:
- Einsatzbedarf: Mit dem Einsatzbedarf wird berechnet, wie viel Personal mindestens nötig ist, um die Vorgabe von 3000 Autos zu erreichen. Personalbestands- und Personalbedarfsplanung spielen hier eine Rolle.
Also: (3000 Autos x 2 Tage x 8 Stunden) / (40 Stunden x 52 Wochen) = ca. 23,1 Angestellte - Verteilzeitfaktor: Der Verteilzeitfaktor beschreibt sämtliche Hindernisse, die eine durchgängige Produktion verhindern.Hierzu zählen Krankheitstage, Urlaubstage, Feiertage, Betriebsversammlungen und weitere Fehlzeiten, die das Arbeiten einer Einzelperson unmöglich machen. Für das vorliegende Beispiel werden 52 Tage Fehlzeit angesetzt. Durch reguläre Fehlzeiten wie Wochenenden in einem 52-wöchigen Jahr mit fünf Arbeitstage kommen nochmal 104 Tage dazu. 52+104=156 Tage, bedeutet: 365 Tage im Jahr – 156 Tage Fehlzeit = 209 reale Arbeitstage.
Also: 52 / 209 = ca. 0,25 - Reservebedarf: Der Reservebedarf ergibt sich nun aus der Multiplikation der beiden errechneten Werte.
Also: 23,1 Angestellte x 0,25 = ca. 5,8 Angestellte - Bruttopersonalbedarf: Das Zusammenrechnen von Einsatzbedarf und Reservebedarf ergibt im vorletzten Schritt den Bruttopersonalbedarf.
Also: 23,1 Angestellte + 5,8 Angestellte = 28,9 Angestellte - Nettopersonalbedarf: Um auf eine logische Anzahl an Angestellten zu kommen, muss auf 29 Angestellte aufgerundet werden. Wird davon ausgegangen, dass zwei Angestellte im Zuge der Personaleinsatzplanung in die neue Abteilung wechseln, muss dies in den Nettopersonalbedarf aufgenommen werden.
Also: 29 Angestellte – 2 Angestellte = 27 Angestellte
Fazit: Nach dieser Rechnung muss das Unternehmen also 27 neue Mitarbeiter anstellen und in die neugegründete Abteilung integrieren, um die Autos produzieren zu können. Dies fällt nun unter die Personalbeschaffung.