Glossar: Personalplanung
Personalplanung – Ressourcen visuell im Griff
Personalplanung umfasst die strategische und operative Zuordnung von Mitarbeitenden zu Aufgaben, Schichten oder Projekten. Ziel ist es, Personalressourcen so einzusetzen, dass Arbeitsabläufe effizient, rechtssicher und termingerecht ablaufen – unter Berücksichtigung von Verfügbarkeiten, Qualifikationen, Urlaubsansprüchen und gesetzlichen Rahmenbedingungen.
Ein zunehmend entscheidender Erfolgsfaktor in der Personalplanung ist die Visualisierung aller relevanten Daten und Abläufe – etwa durch digitale Plantafeln, Kalenderansichten und grafische Einsatzpläne.
Warum ist Personalplanung wichtig?
- Effiziente Einsatzsteuerung: Die richtigen Mitarbeitenden zur richtigen Zeit am richtigen Ort
- Transparenz: Übersicht über Verfügbarkeiten, Abwesenheiten und Urlaube
- Vermeidung von Engpässen: Frühzeitige Reaktion auf Unter- oder Überbesetzung
- Zuverlässigkeit: Schichtübergaben, Projektstarts und Terminzusagen lassen sich besser absichern
- Mitarbeiterzufriedenheit: Klar kommunizierte Einsätze, faire Verteilung und Berücksichtigung individueller Bedürfnisse
Visualisierung als Grundlage moderner Personalplanung
Digitale Lösungen mit visuellen Oberflächen schaffen Übersicht und erleichtern die Abstimmung – besonders bei wechselnden Anforderungen und mehreren Projekten gleichzeitig:
- Einsatzplantafeln mit Drag-and-Drop-Funktion
- Kalenderansichten für Verfügbarkeiten, Urlaub, Krankheit, Schulungen
- Farbcodes für Planungsstatus (z. B. grün = eingeplant, gelb = angefragt, grau = abwesend)
- Rollen- und Qualifikationsfilter zur passenden Zuweisung
- Dashboards mit KPIs wie Auslastung, Überstunden, Schichtlücken oder Fehlzeiten
- Live-Updates bei Planänderungen, sichtbar für alle Beteiligten
Bestandteile einer erfolgreichen Personalplanung
- Schicht- und Einsatzplanung
- Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung
- Qualifikationsmanagement & Schulungsplanung
- Prognose & Bedarfsplanung (z. B. bei saisonalen Schwankungen)
- Verknüpfung mit Projekt-, Maschinen- oder Ressourcenplanung
Vorteile der visualisierten Personalplanung
✔ Schnellere Planung, einfachere Umplanung
✔ Reduzierter Kommunikationsaufwand
✔ Höhere Planungssicherheit & Mitarbeiterzufriedenheit
✔ Transparenz für alle Beteiligten
✔ Nachvollziehbarkeit & Auswertbarkeit für Controlling & HR
Fazit
Personalplanung ist weit mehr als eine Tabellenkalkulation – sie lebt von Struktur, Übersicht und Klarheit. Mit grafisch unterstützter Planung und intelligenten Tools lassen sich Mitarbeitereinsätze effizient steuern, Ausfälle minimieren und Teams motivierend koordinieren.
Eine strukturierte Personalplanung: ein Beispiel
Ein wichtiges Feld die Personalplanung betreffend ist die strategische Personalplanung. Hierunter werden Maßnahmen verstanden, die innerhalb des Unternehmens das Personalmanagement beeinflussen und im Idealfall erleichtern. Besonders anfangs erfordern sie zwar einen höheren Aufwand – dafür zahlen sie sich aber langfristig aus. Wichtig hierfür sind sowohl qualitative als auch quantitative Personalplanungen – also über welche Fähigkeiten die Arbeitskräfte verfügen müssen und wie viele es von ihnen überhaupt braucht, um die Aufgabe erfolgreich auszuführen.
Um den Personalbedarf berechnen zu können, müssen die folgenden fünf Rechenformeln bekannt sein:
- Einsatzbedarf = gesamter Arbeitsaufwand (Menge x Zeit) / Regelarbeitszeit des Mitarbeiters
- Verteilzeitfaktor = Fehlzeiten / reale Arbeitstage
- Reservebedarf = Einsatzbedarf x Verteilzeitfaktor
- Bruttopersonalbedarf = Einsatzbedarf + Reservebedarf
- Nettopersonalbedarf = Bruttopersonalbedarf – Personalbestand
Ein Beispiel könnte wie folgt aussehen: Ein Autohersteller möchte in einer neuerstellten Abteilung 3000 neue Autos produzieren. Die Produktion eines Autos nimmt jeweils zwei Tage in Anspruch. Die reguläre Nettoarbeitszeit beträgt 40 Stunden an fünf Arbeitstagen. Das Unternehmen beschäftigt 20 Angestellte. Die Rechnung gestaltet sich demnach wie folgt:
- Einsatzbedarf: Mit dem Einsatzbedarf wird berechnet, wie viel Personal mindestens nötig ist, um die Vorgabe von 3000 Autos zu erreichen. Personalbestands- und Personalbedarfsplanung spielen hier eine Rolle.
Also: (3000 Autos x 2 Tage x 8 Stunden) / (40 Stunden x 52 Wochen) = ca. 23,1 Angestellte - Verteilzeitfaktor: Der Verteilzeitfaktor beschreibt sämtliche Hindernisse, die eine durchgängige Produktion verhindern.Hierzu zählen Krankheitstage, Urlaubstage, Feiertage, Betriebsversammlungen und weitere Fehlzeiten, die das Arbeiten einer Einzelperson unmöglich machen. Für das vorliegende Beispiel werden 52 Tage Fehlzeit angesetzt. Durch reguläre Fehlzeiten wie Wochenenden in einem 52-wöchigen Jahr mit fünf Arbeitstage kommen nochmal 104 Tage dazu. 52+104=156 Tage, bedeutet: 365 Tage im Jahr – 156 Tage Fehlzeit = 209 reale Arbeitstage.
Also: 52 / 209 = ca. 0,25 - Reservebedarf: Der Reservebedarf ergibt sich nun aus der Multiplikation der beiden errechneten Werte.
Also: 23,1 Angestellte x 0,25 = ca. 5,8 Angestellte - Bruttopersonalbedarf: Das Zusammenrechnen von Einsatzbedarf und Reservebedarf ergibt im vorletzten Schritt den Bruttopersonalbedarf.
Also: 23,1 Angestellte + 5,8 Angestellte = 28,9 Angestellte - Nettopersonalbedarf: Um auf eine logische Anzahl an Angestellten zu kommen, muss auf 29 Angestellte aufgerundet werden. Wird davon ausgegangen, dass zwei Angestellte im Zuge der Personaleinsatzplanung in die neue Abteilung wechseln, muss dies in den Nettopersonalbedarf aufgenommen werden.
Also: 29 Angestellte – 2 Angestellte = 27 Angestellte
Fazit: Nach dieser Rechnung muss das Unternehmen also 27 neue Mitarbeiter anstellen und in die neugegründete Abteilung integrieren, um die Autos produzieren zu können. Dies fällt nun unter die Personalbeschaffung.